Als ondernemer komt er veel kijken bij het aannemen en betalen van personeel. Of het nu je eerste medewerker is of je al een team hebt opgebouwd: het is belangrijk dat je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen én zorgt voor een duidelijke structuur rond salaris, contracten en administratie.
In dit artikel lees je wat je moet regelen rondom personeel en salaris, van het aannemen tot de uitbetaling en de fiscale verplichtingen.
Personeel aannemen: waar begin je?
Voordat je iemand aanneemt, moet je als werkgever een aantal zaken regelen:
1. Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst
Je moet je inschrijven als werkgever om loonheffingen te kunnen afdragen. Dit regel je via het formulier ‘Melden als werkgever’.
2. Opstellen van een arbeidsovereenkomst
Elke medewerker moet een schriftelijke arbeidsovereenkomst krijgen. Hierin leg je o.a. vast:
- Duur van het contract (tijdelijk of vast)
- Aantal uren per week
- Functie en taken
- Salaris en vergoedingen
- Proeftijd, opzegtermijn en eventuele cao
3. Controleren van ID en gegevens
Je bent verplicht de identiteit van je werknemer te controleren én een kopie van het identiteitsbewijs in je administratie te bewaren.
Loonadministratie opzetten
Als werkgever moet je een sluitende loonadministratie voeren. Hierin leg je alle informatie vast over:
- Bruto- en nettoloon
- Vergoedingen en inhoudingen (zoals pensioen, reiskosten)
- Afdrachten aan de Belastingdienst
- Jaaropgaven en loonstroken
De meeste ondernemers besteden dit uit aan een loonadministratiekantoor of werken met software zoals Loket.nl, Nmbrs of Exact Loon.
Elke maand doe je aangifte loonheffingen via de Belastingdienst. Dit zijn de belastingen en premies die je inhoudt en afdraagt, waaronder loonbelasting, premies voor de sociale zekerheid en de bijdrage Zvw.
Verschillende soorten arbeidscontracten
Afhankelijk van je behoefte kun je kiezen uit verschillende soorten contracten:
- Vast contract: voor onbepaalde tijd, geeft de werknemer meer zekerheid.
- Tijdelijk contract: voor bepaalde tijd (maximaal 3 keer in 3 jaar).
- Oproepcontract (nul-uren of min-max): flexibel inzetbaar, alleen betalen bij werk.
- Freelancer / zzp’er: geen loondienst, maar wel duidelijke afspraken nodig via een overeenkomst van opdracht.
Let op: oproepkrachten hebben ook rechten, zoals loondoorbetaling na een bepaalde tijd en recht op opzegtermijn.
Wat komt er nog meer bij kijken?
Ziekte en verzuim
Als een medewerker ziek wordt, moet jij als werkgever minimaal 70% van het loon doorbetalen gedurende de eerste 2 jaar. Een arbodienst of bedrijfsarts is verplicht aangesloten.
Vakantie en verlof
Werknemers hebben recht op vakantiedagen (minimaal 4x het aantal werkdagen per week) en bijzonder verlof (zoals bij geboorte, overlijden, etc.).
Rechten en plichten werkgever
Je moet zorgen voor een veilige werkomgeving, gelijke behandeling en naleving van arbeidswetgeving. Ook moet je bijhouden hoeveel uren iemand werkt, verlofuren, en contracttermijnen.
Samenvattend
Personeel aannemen en een goed salarissysteem opzetten vraagt om duidelijke afspraken, wettelijke naleving en een georganiseerde administratie. Door dit goed in te richten voorkom je risico’s, bied je medewerkers duidelijkheid en bouw je aan een duurzaam team.
Laat je goed adviseren of werk samen met een loonadministratiekantoor, zeker bij je eerste medewerkers. Zo voorkom je fouten én houd je zelf tijd over voor je bedrijf.