Voor elke ondernemer, van zzp’er tot MKB-bedrijf, vormt een goede administratie de basis van een gezond bedrijf. Een van de belangrijkste onderdelen daarvan is het bijhouden van je inkomsten en uitgaven. Niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar vooral omdat het je grip geeft op je financiën en voorkomt dat je voor verrassingen komt te staan.
In dit artikel leggen we uit waarom het belangrijk is om je inkomsten en uitgaven goed bij te houden, hoe je dat slim aanpakt, en welke fouten je beter kunt vermijden.
Waarom is inkomsten en uitgaven bijhouden belangrijk?
Het correct bijhouden van je inkomsten en uitgaven zorgt voor overzicht en inzicht. Zonder deze informatie is het lastig om:
- Je btw-aangifte correct en op tijd te doen
- Te bepalen of je winst of verlies draait
- Tijdig in te grijpen bij financiële tekorten of overschotten
- Te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst
Daarnaast ben je als ondernemer wettelijk verplicht om een sluitende administratie te voeren en die minimaal 7 jaar te bewaren.
Hoe kun je inkomsten en uitgaven bijhouden?
Er zijn grofweg twee manieren waarop ondernemers hun inkomsten en uitgaven bijhouden:
1. Handmatig (Excel of Google Sheets)
Voor startende ondernemers of kleine bedrijven kan een goed gestructureerd Excel-bestand voldoende zijn. Zorg voor aparte kolommen of tabbladen voor:
- Inkomsten (bijvoorbeeld facturen, ontvangsten)
- Uitgaven (zoals inkoop, abonnementen, overige kosten)
- Btw (te betalen en te ontvangen)
Nadeel: foutgevoelig, arbeidsintensief en geen automatische koppeling met je bank of boekhouding.
2. Boekhoudsoftware gebruiken
De meeste ondernemers kiezen tegenwoordig voor online boekhoudprogramma’s zoals:
- e-Boekhouden
- Moneybird
- SnelStart
- Exact Online
- Rompslomp
Deze programma’s bieden veel gemak:
- Automatische bankkoppelingen
- Facturen aanmaken en versturen
- Btw-aangiftes automatisch berekenen
- Bonnetjes uploaden via app
Voordeel: tijdbesparing, minder kans op fouten en altijd inzicht in je cijfers.
Beste werkwijze: werk wekelijks je administratie bij
Een van de grootste valkuilen bij administratie is uitstelgedrag. Daarom is het slim om een vast administratiemoment in te plannen. Bijvoorbeeld:
- Eén keer per week, bij voorkeur op een vast moment
- Werk je facturen, bonnen en banktransacties bij
- Upload bonnetjes direct via je boekhoudapp
- Controleer of alles goed geboekt is
Door wekelijks je administratie bij te houden voorkom je achterstanden en werk je efficiënter toe naar je aangiftes.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
Bonnetjes kwijtraken
→ Scan bonnetjes meteen of fotografeer ze met je telefoon en upload ze direct.
Privé-uitgaven boeken als zakelijk
→ Gebruik een aparte zakelijke rekening en boek alleen relevante zakelijke kosten.
Te laat bijwerken
→ Zet je administratiemoment in je agenda. Maak er een vaste gewoonte van.
Onvolledige boekingen
→ Zorg altijd voor duidelijke omschrijvingen van elke uitgave of betaling.
Samenvattend
Het goed bijhouden van inkomsten en uitgaven is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Of je nu werkt met een Excel-sheet of een professioneel boekhoudpakket: zorg voor structuur, werk regelmatig bij en maak het jezelf makkelijk. Zo voorkom je stress, fouten en boetes — en houd je grip op je bedrijf.